Política de Tratamiento de Datos Personales

EL FAROTAX S.A.S., sociedad domiciliada en Medellín, Colombia, dirección [COMPLETAR], NIT [COMPLETAR], correo electrónico soporte@farotax.co y teléfono [COMPLETAR], es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en esta política, conforme al producto Faro (farotax.co).

Esta política se elabora conforme a la Constitución Política de Colombia (art. 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen o complementen, que desarrollan el derecho de Habeas Data en Colombia.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos personales.

Según el rol dentro de la plataforma:

• Contador y auxiliar de firma: nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada), celular (opcional, para alertas por WhatsApp).
• Representante legal (cliente final): nombre completo, tipo y número de documento, cargo, correo electrónico, celular (opcional).
• Empresas administradas: razón social, NIT, tipo de persona, régimen tributario, municipio, responsabilidades tributarias — estos son datos de personas jurídicas, no datos personales, salvo cuando la empresa corresponde a una persona natural.
• Datos de uso: registros de acceso, fecha y versión de aceptación de estos Términos y Política, notas y archivos adjuntos que el contador registra sobre cada vencimiento.
• RUT de las empresas: cuando el contador sube el RUT en PDF para crear una empresa, se leen de él los datos tributarios de la empresa y los del representante legal (nombre y número de documento). El archivo PDF se procesa en el momento y no se almacena en Faro; solo se guardan los datos que el contador revisa y confirma.
• Documentos que envía el cliente: los soportes que el representante legal sube desde su portal cuando su contador se los solicita (por ejemplo, extractos bancarios, facturas, nómina o certificados). Estos documentos pueden contener datos personales de terceros, como empleados o proveedores de la empresa.
• Marca del contador: nombre comercial y logo que el contador configura para que su portal y sus avisos a clientes se muestren con su propia marca.

• Crear y administrar la cuenta del Usuario y su acceso a la plataforma.
• Calcular y mostrar el calendario de vencimientos tributarios de las empresas registradas.
• Enviar alertas de vencimientos próximos por correo electrónico y/o WhatsApp.
• Dar acceso de consulta al representante legal sobre su propia empresa (portal).
• Leer el RUT que sube el contador para prellenar los datos de una empresa nueva.
• Solicitar al representante legal, en nombre de su contador, los documentos necesarios para cumplir cada obligación tributaria, recibirlos a través del portal y enviarle recordatorios por correo electrónico y/o WhatsApp mientras falte alguno.
• Mostrar el portal y los avisos al cliente con la marca (nombre y logo) de su contador.
• Brindar soporte y atender consultas o reclamos.
• Mejorar el Servicio y su seguridad.
• Cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridad competente.

El contador y el auxiliar de firma otorgan su autorización al crear su cuenta y aceptar estos documentos. El representante legal la otorga al activar su acceso al portal mediante el enlace de invitación enviado por correo. Para los datos de representantes legales cargados por el contador antes de que estos activen su cuenta, la autorización debe haber sido obtenida directamente por el contador frente a esas personas, conforme a la sección 5 de nuestros Términos y Condiciones. De igual forma, cuando los documentos que el representante legal sube al portal contienen datos personales de terceros (por ejemplo, la nómina de sus empleados), la empresa y su contador son responsables de contar con la autorización o la base legal para compartirlos con fines contables y tributarios; Faro los almacena únicamente para que el contador pueda cumplir esas obligaciones.

Para operar Faro usamos proveedores externos que procesan datos personales por nuestras instrucciones, únicamente para las finalidades aquí descritas:

• Supabase Inc. — aloja la base de datos de la plataforma (servidores en São Paulo, Brasil).
• Vercel Inc. — aloja y ejecuta la aplicación web de Faro.
• Resend — envía los correos electrónicos transaccionales y de alertas.
• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Cloud API) — envía por WhatsApp las alertas de vencimiento y las solicitudes de documentos, cuando se registra un celular para ese canal.
• Anthropic PBC — provee el modelo de inteligencia artificial (Claude) que impulsa el asistente tributario de Faro, la generación automática del contenido de la sección Normativa y la lectura del RUT que sube el contador. Las preguntas que el Usuario escribe en el asistente y el RUT en PDF son procesados por este proveedor para generar la respuesta o extraer los datos; Faro no le envía los documentos que los clientes suben a su portal.
• Vercel Blob — almacena los archivos adjuntos que el contador sube a cada vencimiento, los documentos que el representante legal envía desde su portal, los soportes de las solicitudes PQRS y los logos de marca de los contadores.

Cada uno de estos proveedores está obligado, contractualmente o por sus propias políticas, a proteger la información conforme a estándares de seguridad razonables, y a tratarla únicamente para prestar el servicio contratado con Faro.

Dado que los proveedores mencionados en la sección anterior procesan o almacenan información fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos y Brasil), el uso del Servicio implica una transferencia internacional de datos personales. Esta transferencia se realiza al amparo de la autorización que el titular otorga al aceptar esta política y de la necesidad de dicha transferencia para la ejecución del Servicio contratado, conforme lo permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cada proveedor cuenta con sus propias medidas de seguridad y cumplimiento aplicables en su jurisdicción.

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley exceptúe este requisito.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos, previa solicitud.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión (eliminación) de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales tratados.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Para consultar, actualizar, rectificar, o solicitar la eliminación de sus datos personales, use nuestro canal de PQRS en farotax.co/pqrs (elija el tipo "Petición"), o escríbanos directamente a soporte@farotax.co indicando: (i) su nombre completo y el correo asociado a la cuenta o al registro en Faro, (ii) una descripción clara de los datos sobre los que solicita la consulta, rectificación o eliminación, y (iii) los documentos que soporten su solicitud, si aplica. Las solicitudes de eliminación las ejecuta directamente nuestro equipo tras verificarlas; no son autoservicio.

Los plazos legales de respuesta son:

• Consultas: máximo diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no es posible atender la consulta en ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (incluida la solicitud de eliminación): máximo quince (15) días hábiles desde su recepción, prorrogables por ocho (8) días hábiles más si es necesario, informando el motivo antes de vencer el plazo inicial.

Excepción a la eliminación inmediata: cuando existe una obligación legal, contable o tributaria de conservar cierta información por un período determinado (por ejemplo, soportes contables o registros exigidos por normativa tributaria), esos datos se conservarán únicamente por el tiempo legalmente exigido y luego se eliminarán o anonimizarán, informándole al titular de esta situación al recibir su solicitud.

Adoptamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o alteración, incluyendo cifrado de contraseñas, control de acceso por rol dentro de la plataforma, y conexiones cifradas con nuestros proveedores de infraestructura. Ninguna medida de seguridad es infalible; ante cualquier incidente que comprometa datos personales, actuaremos conforme a la normativa aplicable.

Los datos personales se conservarán mientras exista la relación con el Usuario y sea necesario para las finalidades descritas, y posteriormente durante el tiempo adicional que exijan las normas contables, tributarias o de archivo aplicables, luego de lo cual serán eliminados o anonimizados.

Las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales serán atendidas por El Farotax S.A.S. a través de soporte@farotax.co.

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el Servicio o en la normativa aplicable. La versión vigente siempre está disponible en esta misma página, con su fecha de última actualización.